Non è mai facile mantenere il focus sui traguardi che intendiamo raggiungere in azienda o con un team. Nel tempo abbiamo imparato che è importante controllare alti e bassi durante il percorso, mantenere una visuale condivisa quanto più olistica possibile e convincere tutti a remare nella stessa direzione. In questo articolo vogliamo raccontarvi il nostro punto di vista sulla pianificazione aziendale.

Uno dei momenti più emozionanti di un qualunque progetto è senza dubbio la fase iniziale: idee innovative, obiettivi ambiziosi e morale alle stelle.
Ad un certo punto arriva il momento della “messa a terra”, i primi traguardi, le soddisfazioni, ma anche gli ostacoli e le difficoltà che inevitabilmente capiteranno durante il percorso. Ed è proprio qui che il rischio di perdere di vista l’obiettivo finale si fa più concreto.

Lo stesso flow si ripete, a diversi livelli di magnitudine, in una qualunque azienda o team. E più grande sarà la struttura, più difficile sarà mantenere il controllo della situazione.
È fondamentale quindi ragionare per gradi.

In Kawa Studio abbiamo adottato un modello di pianificazione Agile del lavoro, vi spieghiamo il nostro punto di vista.

Dare prospettiva

Solitamente il mese di dicembre è il momento in cui si analizzano i risultati raggiunti, si fa un bilancio dell’anno appena trascorso e si valutano le performance di un’azienda o di un team.
In Kawa Studio è anche il momento ideale per condividere il percorso che intendiamo fare nei successivi 12 mesi.

Il nostro Yearly Meeting ha 3 momenti ben distinti:

  1. Lesson learned: come team facciamo una retrospettiva sull’anno appena trascorso, condividiamo esperienze positive e negative vissute in uno o più progetti e identifichiamo i principali ostacoli incontrati durante l’anno;
  2. Vision: a questo punto, chi ha in mano le responsabilità aziendali principali, si occupa di raccontare quella che sarà la direzione nei 12 mesi successivi. Vige un’unica regola: rimanere ad alto livello. Un buon messaggio di vision, ad esempio, potrebbe essere “Quest’anno vogliamo creare il nostro primo SaaS in ambito HR e commercializzarlo”;
  3. Q&A: l’ultimo atto del nostro Meeting è riservato alle domande su eventuali aspetti non chiari, si discute e ci si confronta.

La vision viene scritta sulla lavagna in ufficio, ben visibile a tutti, e verrà mantenuta per tutto l’anno.

Un Yearly Meeting che si rispetti si può quindi concludere in un solo modo: con una pizza in compagnia, birre fresche e una partita a Monopoli.

Fissare strategie ed obiettivi

Il nostro Yearly Meeting serve a dirci dove vogliamo arrivare; strategia e obiettivi definiti sono invece strumenti per esser sicuri di andare nella direzione giusta.

Una cosa che abbiamo imparato nelle nostre esperienze passate è che il contesto in cui operiamo cambia velocemente e bisogna esser pronti ad adattarsi rapidamente per crescere.
Il nostro modo per farlo non è definire obiettivi annuali ma ragionare per trimestri, adattandosi di volta in volta a nuove situazioni e scenari.

Durante gli Steering trimestrali, infatti, ci chiediamo “dove siamo ora” e “quali sono i next steps verso il nostro obiettivo finale”.
Lo Steering inizia sempre definendo obiettivi concreti e misurabili, ad esempio “vogliamo incrementare le vendite del trimestre precedente del 30%” oppure “dobbiamo rilasciare il prototipo funzionale del progetto X e testarlo con Y persone”.

Il passo successivo è capire come raggiungere gli obiettivi che ci siamo posti: serve definire una strategia.
La strategia non è mai “calata dall’alto” ma è un processo condiviso, un lavoro di squadra durante il quale il contributo di ogni componente del team è fondamentale.
Si discutono idee e si mettono alla prova i vari scenari possibili attraverso la tecnica del “what if”, indagando le variabili che potrebbero influenzare le nostre scelte.

In conclusione scriviamo gli obiettivi trimestrali sulla nostra lavagna, dove rimarranno fino allo Steering successivo per stabilire il punto a cui siamo arrivati.

Organizzare il lavoro

In Kawa Studio ogni settimana inizia con un punto operativo sui progetti che stiamo seguendo.

Il Weekly è un meeting estremamente focalizzato sulla delivery e vengono discussi:

  • stato di avanzamento dei singoli progetti sui vari clienti;
  • milestone e consegne in previsione durante la settimana;
  • task da completare;
  • owner di ogni singolo compito.

I task vengono inseriti all’interno del nostro task manager aziendale e sono visibili a chiunque all’interno del team.
L’utilizzo di questo strumento ci aiuta a limitare al minimo l’utilizzo delle mail interne e ci consente di avere sempre visibilità su cosa stiamo lavorando.

Gestire il day by day

Il Weekly ci permette di organizzare il lavoro settimanale, ma è importante essere sempre allineati su come stanno procedendo le attività giorno per giorno.
Il Daily Stand-up, rituale classico della metodologia Scrum, viene usato proprio con questa finalità.

Durante il nostro meeting giornaliero ogni componente del team ha al massimo 5 minuti e deve rispettare un timebox ben preciso:

  • 1 minuto per presentare le attività completate il giorno precedente;
  • 2 minuti per spiegare i task sui quali lavorerà oggi;
  • 2 minuti per condividere gli ostacoli che hanno impedito o potranno presentarsi durante il completamento di un task e trovare con il team una soluzione condivisa.

Come suggerisce il nome stesso, un Daily Stand-up di successo si svolge preferibilmente in piedi, così da “costringerci” ad essere il più concisi possibile.

Eventuali aspetti da approfondire o tematiche più complesse potranno essere espanse in chiusura al meeting, ma vedranno come partecipanti solamente i membri del team direttamente coinvolti su quel particolare fronte.

Aumentare la produttività

Se siete arrivati fin qui probabilmente vorrete sapere come trovare il Santo Graal dell’ottimizzazione massima di produttività dei vostri collaboratori o dei vostri team.
La verità (abbastanza banale) è che non esiste un unico modo per tirare fuori il meglio di ognuno di noi, ogni organizzazione ha il proprio metodo ed usa leve diverse per ottimizzare l’aspetto produttivo della struttura.

Dal nostro punto di vista, per aumentare le performance bisogna prendersi dei momenti per…deconcentrarsi.

Esistono giornate in cui capita di doversi scontrare con task particolarmente complessi oppure bug apparentemente inspiegabili e magari non riuscire a venirne a capo.
Sebbene la passione che mettiamo nel nostro lavoro ci suggerisca di provare e riprovare all’infinito fino a quando non avremo trovato la soluzione, quello che abbiamo capito è che in questi momenti la cosa giusta da fare è staccare la spina per un attimo.

Vi sorprenderete di come bere un caffè tutti insieme guardando un video divertente su YouTube oppure fare una passeggiata con un collega raccontandosi l’ultima campagna di Dungeons&Dragons, possa fare veri miracoli.

Tornerete sul vostro problema più concentrati di prima e sarete capaci di guardarlo da una prospettiva diversa.

Anche prendersi il giusto tempo per parlare di altro, oltre il lavoro, vi aiuterà nel raggiungere gli obiettivi che vi siete prefissati.

Daniele Ciciarello

Daniele Ciciarello

Mi interesso di innovazione digitale, tecnologia ed experience design. Nel tempo libero pratico l'arte del calcio brutto tra amici.